Tra gli obblighi di legge del datore di lavoro uno dei più importanti è la consegna buste paga al dipendente.
La legge n. 4/1953 stabilisce che il prospetto paga deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui viene consegnata la retribuzione.
Nel cedolino paga dei dipendenti deve essere indicato nome, cognome, qualifica professionale, il periodo a cui la retribuzione si riferisce e le singole trattenute.
Si deve poi tener conto che, a partire dal 1° luglio 2018 il legislatore ha imposto la piena tracciabilità delle retribuzioni, ossia vige l’assoluto divieto di corrispondere la retribuzione, compresi gli anticipi, attraverso denaro contante direttamente al lavoratore. Vediamo nel dettaglio ogni passaggio.
Responsabilità del datore
Il Consulente del lavoro è la figura abilitata alla compilazione delle buste paga. Nell’interpello n. 8 del 2010 il Ministero del Lavoro permette ai Consulenti del Lavoro anche di inviare le buste paga ai dipendenti delle aziende in delega, utilizzando la propria PEC. Tuttavia, in caso di mancata ricezione delle buste paga, la responsabilità rimane in capo al datore di lavoro.
I tempi prescritti
La Legge 4 del 1953 la quale specifica che “il prospetto paga deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui viene consegnata la retribuzione”.
Purtroppo non esiste una legge che individua una scadenza precisa.
Occorre fare riferimento al contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) che disciplina i rapporti di lavoro nell’azienda.
In generale i contratti collettivi impongono di erogare la paga entro il giorno 27 del mese o entro il giorno 5 del mese successivo a quello cui la retribuzione si riferisce.
Se il contratto collettivo della tua azienda non si occupa di questa materia, continua a seguire gli usi aziendali già presenti in azienda.
Caso di mancata erogazione della retribuzione
Ti domanderai: l’obbligo di consegna delle buste paga vige anche in caso di mancato pagamento della retribuzione?
Vari motivi possono impedire al datore di pagare lo stipendio ai propri dipendenti: momentanea indisponibilità finanziaria , trattenute fiscali maggiori del netto da pagare oppure una crisi aziendale.
Qualsiasi sia il motivo, il datore di lavoro dovrebbe consegnare ugualmente il prospetto paga.
Quest’ultimo rappresenta infatti l’unico modo per il dipendente di conoscere le sue competenze e le relative trattenute .
Modalità di consegna
Puoi consegnare le buste paga ai tuoi dipendenti seguendo una delle modalità consentite dalla legge:
- a mano;
- via PEC (Posta Elettronica Certificata): con l’interpello n. 1 del 2008 il Ministero del Lavoro ha confermato che è possibile trasmettere i cedolini anche per via telematica. La PEC, oltre ad essere mezzo idoneo, ha anche valore dimostrativo della consegna della busta paga. Ciò vale però se viene inviata a un indirizzo Pec intestato al dipendente;
- via email: sempre secondo l’interpello n.1 del 2008, è valido anche l’invio di buste paga via email “non certificata”, ma a una condizione: il messaggio deve essere inviato a un indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password;
- tramite il sito web aziendale: l’interpello n. 13/2012 aggiunge la possibilità di consegnare i cedolini tramite un sito web. I file devono essere caricati all’interno di un’area riservata, a cui possa accedere solo il dipendente interessato;
- rendere disponibile i documenti ai dipendenti attraverso una App mobile.
Prove dell’avvenuta venuta consegna
Su richiesta degli organi di vigilanza, il datore di lavoro deve dimostrare di aver rispettato l’obbligo di consegna delle buste paga. Si può fare in tre modi:
- con la firma del prospetto paga da parte del dipendente, che ne dimostra la ricezione;
- adottando opportune iniziative per comprovare l’avvenuta consegna della busta paga tramite posta elettronica;
- mediante l’attestazione del caricamento delle buste paga sul sito web;
- mediante conferma di lettura della busta su App mobile.
Sanzioni
In entrambi i casi, l’ azienda rischia di ricevere le seguenti sanzioni:
- sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro;
- sanzione da 600 a 3.600 euro, se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori, oppure a un periodo superiore a 6 mesi;
- sanzione da 1.200 a 7.200 euro, se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori o a un periodo superiore a 12 mesi.
Mi auguro di averti fornito delle informazioni utili sulla consegna buste paga al dipendente. Se vuoi maggiori informazioni consulta i miei servizi e consulenza online.
