Un dubbio che molto spesso sorge ai datori di lavoro è: quanto tempo conservare le buste paga?
Ti invito a consultare il mio servizio di buste paga on line.
Consegnare la busta paga è uno degli obblighi di legge previsti per il datore di lavoro.
La busta paga è molto importante per i tuoi dipendenti: gli consente di verificare se le somme ricevute corrispondono a quanto gli spetta; può servire inoltre per assolvere loro questioni burocratiche personali.
Buste paga: perché è utile conservarle?
La busta paga serve a evidenziare ogni mese le somme che l’azienda ha versato al dipendente e le relative trattenute operate. Può quindi valere come prova per quest’ultimo nel caso in cui decida di contestare gli importi ricevuti (straordinari, tredicesima, quattordicesima, ferie e permessi da liquidare, etc).
Pur non esistendo un vero e proprio obbligo di conservazione delle buste paga, è chiaro che al dipendente conviene archiviare con cura questi documenti… Anche per situazioni relative sua vita privata : affittare un appartamento, richiedere un mutuo o un prestito, noleggiare un auto a lungo termine.
Quanto tempo conservarle
La durata della conservazione delle buste paga varia a seconda dell’uso che si vuole fare di questi documenti. Per l’ottenimento di mutui e prestiti, ad esempio, di solito vengono richieste le buste paga degli ultimi 2 anni. Ma non esistendo una regola specifica, la richiesta può variare di situazione in situazione.
Lo stesso discorso vale quando si cerca casa in affitto: in alcuni casi potrebbero bastare un paio di buste paga, ma un proprietario particolarmente puntiglioso potrebbe chiederne anche molte di più. Per situazioni come queste, quindi, meglio tenere sempre al sicuro la documentazione almeno degli ultimi 3 anni.
Modalità di conservazione buste paga
Conservare le buste paga per sempre è quindi la scelta migliore per il dipendente.
Le modalità per l’archiviazione sono fondamentalmente due: in forma cartacea o in digitale.
La prima è consigliata per le buste paga degli ultimi 5 anni, mentre quelle precedenti possono essere tranquillamente conservate in digitale.
Le aziende possono inviare le buste paga online (via mail o con appositi software) oppure via posta tradizionale. In quest’ultimo caso toccherà al dipendente digitalizzarle scansionandole.
Ma che succede se il dipendente smarrisce o dimentica di archiviare una o più buste paga?
Sicuramente quando ne avrà bisogno, le chiederà all’azienda che dovrà attivarsi per trovare nei suoi archivi le relative copie, con una evidente perdita di tempo.
Proprio per questo utilizzo il servizio buste paga on line con cui rendo disponibile tramite HR App tutte le buste paga dei tuoi dipendenti in modo che possano avere il loro archivio personale a portata di cellulare 😉
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